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第十一屆理事會第十八次會議紀要 (2023年3月22日) |
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時間：2023年3月22日下午16:30分
地點：协会会所
主持人:何建華會長
出席人員:何建華、溫開強、崔揚安、崔揚名、朱睦華、陳秉深、莫炫標、王善豪、葉錦泉、馬逢安、邱詢福、朱國榮、莫小東、黃錫淩、鐘榮新
以下是會議紀要：
一、報告第十一屆理事會第十七次會議紀要
二、協會成立二十五周年暨第一屆監事會、第十一屆理事會就職典禮工作總結
3月14日，協會成立二十五周年暨第一屆監事會、第十一屆理事會就職典禮順利舉辦完成。我們將從以下幾個方面回顧本次慶典：
（一）慶典籌備
2021年10月，協會選舉產生了新一屆監、理事會。但由於疫情影響，一直未能舉辦就職典禮。直至今年疫情穩定，通關正常；才於1月份理事會上決議通過將於3月14日舉辦本次就職典禮。由於時間緊迫，理事會上立即成立了典禮籌備小組，小組成員包括：何建華、崔揚安、溫承華、陳秉深、崔揚名、葉錦泉6位。
籌備小組成立之後，積極履行職責，監督工作進程，推進活動開展。正由於籌備小組各施其職、緊密配合，籌備工作在有限的時間內進展順利。
（二）慶典的數據統計：
（1）出席慶典人數：
本屆就職人數預算是240人，視買台情況，減少了一圍台，最終確定人數規模控制在230人。实际出席人數總計227人。
總體而言，應邀回復出席之人員基本到場，可謂高朋滿座。
（2）慶典支出總計：156,352元；收入總計：78,400元。結餘：-77,952元。
往屆典禮前會呼籲廣大理事會成員除了買台外，另贊助現金及產品。故此典禮活動常有結餘可拔入會費。但由於近幾年疫情影響，協會活動減少，支出降低，會費結餘較多，同時考慮到企業經營困難。故此，本屆典禮未向理事會成員發出現金及禮品贊助的通知。由於理事會成員積極報名刊登《會刊》廣告。在《會刊》經費平衡之餘，還補貼了部份典禮費用。在此，衷心感謝各位會長、理事對本次慶典的積極參與及大力支持。
（三）會場佈置：
本次典禮會場佈置以協會LOGO的藍白色調為主，整體佈置典雅大器。得到現場賓客的一致好評。
（四）慶典助興節目
本次慶典以簡單隆重為主，助慶節目只安排了理事會大合唱。
（五）慶典禮品
本次典禮禮品由恒盈海綿廠協助製作。禮品盒由合力公司同事確定尺寸，由華南公司印刷製作。在此感謝各位的通力合作，呈現了精美的慶典紀念品。
（六）《會刊》
本次《會刊》由兩太傳媒公司承印。在設計階段，籌備組進行了反復的討論與修改；在校對階段，又得籌備組安排了各公司同事協助校對。在此，感謝籌備組各位會長的無私付出。《會刊》在印刷過程中出現了較為嚴重的色差，但由於時間迫切無法修改。在慶典過後，秘書處已退貨所餘《會刊》，要求重印。
（七）就職儀式：
本次就職儀式由主持人協助彩排，補充了許多有益的建議，也鍛煉和培養了協會的禮儀小姐。同時，清溪黨政辦亦派出公職人員協助排位，以及調整就職儀式流程，在溝通過程中，黨政辦對於鎮領導長時間在臺上就座這一環節提出異議。但好在，經過努力溝通與爭取。黨政辦領導親自拍板同意協會這一安排。我們需要討論下屆就職典禮是否繼續沿用這種方式。
（八）本屆經驗及問題收集
1、主持：本次主持是由協會指定邀請，主持水準專業，在彩排中也給出了許多好的建議。但主持過程中也出現了口誤，有部份賓客聽出了問題，並向秘書處反映。
2、禮儀小姐：今次禮儀小姐中，有兩2位是策劃公司代請，另有5位由華興電器協助選派，5位禮儀小姐雖然開始經驗不足，但經過彩排，也基本掌握了整體流程與各項儀態。同時，禮儀小姐在服裝、外貌及化妝等方面均精心準備，令會場增色不少，在此，我們感謝華興公司提供的大力支持。
3、迎賓工作：本次的迎賓工作準備充份，簽到處工作從容，嘉賓入席也沒有混亂。只是今次市商务局领导与鎮領導到場較早，迎賓人員送鎮長入貴賓休息室後，一樓迎賓人員只餘溫承華常務副會長及莫小東理事兩位，稍顯不足。在下次活動前應明確各理事會成員的分工情況。
4、宴會用餐：本次典禮菜單經籌備組反復討論修改，並組織試菜，最終廣獲賓客好評，但是由於當天通知昌明中餐經理備菜時間較遲，故此上菜時間延遲了約4分鐘。
5、入場儀式：由於龍秘書當天處於高度緊張的狀態，整天步速極快，在入場儀式時走到大半路程才發現問題，與後面隊伍拉開了較遠的距離。在此作深刻檢討，下次一定要參與彩排，及早發現問題。
各位會長、理事在典禮和用餐過程中發現的其他問題也可以繼續向秘書處反映。秘書處將收集整理，為以後活動提供參考。
本次就職典禮的成功舉行是協會同心同德，齊心協力的結果。在此，我們衷心感謝籌備小组各位成員的無私付出；感謝各位會長、理事的積極參與和支持；感謝各位幹事的支持協助，特別對光華廠黃鷺光幹事、華興廠肖立志幹事、華南廠的何桂全幹事表示衷心的感謝。
三、報告及討論4月、5月的活動安排
（一）拜訪各職能部門
按協會以往的慣例，會於3月至4月期間拜訪各職能部門，由於3月份全力舉辦就職典禮，故此拜訪各職能部門的活動將安排至4月份舉行。預計由4月初起，每個星期四拜訪兩個職能部門，具體包括有：經發局、稅務局、人社局、生態環境局、自然資源局、城市更新局。具體安排，請留意秘書處通知，請各位預留時間，積極報名參與。
（二）組織春季旅遊活動
按往年慣例，協會計劃於5月或6月舉辦旅遊活動。今年暂定选择湖南张家界，由秘書處收集資料，下次理事會可正式確定。
（三）組織拜訪會員及非會員企業
為了團結會員、發展新會員企業，協會將於4月起每月安排拜訪會員及非會員企業的活動，除秘書處外也請各位理事會成員積極參加支持。
四、財務報告
附：秘書處工作簡況
秘 書 處 工 作 簡 況
2023年2月24日，向全體會員發出：關於舉行東莞市清溪港商企業協會成立二十五週年暨第一屆監事會、第十一屆理事會就職典禮的邀請函
2023年2月27日，向全體會員發出：第十一屆理事會第十七次會議紀要
2023年3月1日，向清溪鎮職能部門寄出就職典禮請柬
2023年3月2日，向購買協會會刊廣告的商家發出收款通知書
2023年3月3日，向全體青委成員發出：關於舉行東莞市清溪港商企業協會成立二十五週年暨第一屆監事會、第十一屆理事會就職典禮的邀請通知
2023年3月9日，向監理事會成員發出：就職典禮買台通知
2023年3月9日，何建華會長、崔揚名常務副會長以及秘書處參加了鳳崗外商會第七屆監理事會就職典禮暨成立20周年慶典
2023年3月10日，何建華會長代表協會參加清溪鎮工商業聯合會（商會）2023年春茗晚會
2023年3月14日，協會順利舉辦成立二十五周年暨第一屆監事會、第十一屆理事會就職典禮
2023年3月15日，應殷順喜老書記邀請，協會組織19位監理事會成員拜訪殷老書記
2023年3月17日，向全體會員發出：就職典禮相片下載二維碼
2023年3月17日，向監理事會成員發出：第十一屆理事會第十八次會議及光電協會舒偉平榮譽會長宴請監理事會成員的通知
2023年3月17日，向副會長級以上領導發出備案登記表加蓋公司公章通知
2023年3月20日至21日，秘書處到各副會長級以上領導的公司，在備案登記表上加蓋公章
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